Bałagan cyfrowy stanowi zagrożenie dla firm, ich pracowników i klientów

Z globalnego raportu Kaspersky Lab pt. „Porządkowanie bałaganu cyfrowego w firmach" wynika, że istnieje wiele korelacji pomiędzy tworzeniem bałaganu cyfrowego w pracy a kryjącymi się za tym ludzkimi nawykami, takimi jak... porządkowanie lodówki. Otóż dziewięć na dziesięć osób, które postrzegają swoją lodówkę jako uporządkowaną, tak samo określiło swoje życie cyfrowe w pracy.

Bałagan cyfrowy stanowią pliki, dokumenty oraz dane tworzone w pracy przy braku pełnego wglądu czy kontroli firmy nad tym, w jaki sposób są one przechowywane i kto ma do nich dostęp. Jako zagrożenie dla bezpieczeństwa można uznać fakt, że 72% pracowników przechowuje w pracy dokumenty, które zawierają wrażliwe dane lub informacje pozwalające na zidentyfikowanie konkretnych osób, które w przypadku ujawnienia mogłyby zaszkodzić wizerunkowo lub finansowo firmie, jej pracownikom oraz potencjalnym klientom.

Uporządkowanie bałaganu cyfrowego stanowi wyzwanie dla firm, a jednym z najważniejszych kroków do pokonania go jest zrozumienie, kto odpowiada za ten stan rzeczy. Niemal trzy czwarte (71%) pracowników uważa, że to nie oni, lecz kierownictwo firmy lub personel ds. IT lub ds. bezpieczeństwa powinien odpowiadać za udzielanie odpowiednich praw dostępu do wiadomości e-mail, plików oraz dokumentów. Problem polega na tym, że o ile personel ds. IT oraz bezpieczeństwa może kontrolować dostęp udzielany pracownikom do plików i folderów, nigdy nie można wykluczyć błędu ludzkiego. Przypadkowo bądź celowo, pracownicy mogliby przekazać swoim kolegom lub osobom spoza firmy dane uwierzytelniające dostęp lub pominąć administratorów IT, używając nowych narzędzi do współpracy. Ponieważ pracownicy tworzą i wspólnie pracują nad wieloma dokumentami jednocześnie, wszyscy muszą wziąć na siebie odpowiedzialność za swoje działania prowadzące do bałaganu cyfrowego.

Jak wynika z raportu, w codziennym życiu pracowników można zidentyfikować nawyki, które korelują z tworzeniem bałaganu cyfrowego. Poza tym, że większość ludzi ma podobne nawyki jeśli chodzi o organizowanie swojej lodówki oraz życia cyfrowego, 88% osób, które reorganizują swoją lodówkę przed świętami, robi coś podobnego w przypadku swoich plików związanych z pracą.

Aby nie utonąć w bałaganie cyfrowym, Kaspersky Lab zachęca firmy do rozważenia następujących działań:

- Szkolenie pracowników - niezwykle istotne jest nauczenie pracowników praktycznych umiejętności, które okażą się przydatne w życiu codziennym.

- Regularne przypominanie pracownikom, jak ważne jest przestrzeganie zasad cyberbezpieczeństwa, aby ich cyberumiejętności nie „zardzewiały".

- Tworzenie kopii zapasowej istotnych danych w celu zapewnienia bezpieczeństwa informacjom firmowym oraz regularne aktualizowanie sprzętu IT oraz aplikacji, aby nie dopuścić do występowania niezałatanych luk.

- Znalezienie wyspecjalizowanego rozwiązania dla małych i średnich firm, które oferuje proste zarządzanie i sprawdzone funkcje ochrony.