Bezpieczne e-fakturowanie w chmurze

Według badań jednym z głównych powodów, dla których przedsiębiorcy w Polsce nie korzystają z fakturowania online jest obawa o bezpieczeństwo i utratę ich danych.

Według raportu PKPP Lewiatan z kwietnia 2013 roku najczęstszym powodem niekorzystania przez przedsiębiorców z e-fakturowania jest przeświadczenie, że te dane zostaną utracone. Potwierdza to badacz z PKPP Lewiatan – „Zdaniem prawie połowy przebadanych osób główną wadę e-faktury jest możliwość jej utraty, np. w przypadku awarii komputera lub dysku, a także brak bezpieczeństwa przechowywanych danych”.

Jak zatem, używając wygodnego e-fakturowania mieć pewność, że dane o klientach i fakturach nie trafią w niepowołane ręce? Pewnym rozwiązaniem, które świadczą niektóre aplikacje do fakturowania online, okazuje się zapisywanie ich w chmurze.

Zalety chmury

Przede wszystkim możliwość zapisywania danych i dostęp do nich z dowolnego miejsca na ziemi, jedynie za pośrednictwem Internetu stanowią, największe dobrodziejstwo chmury. Jest to szczególnie ważne kiedy mamy do czynienia z ważnymi dokumentami, danymi o klientach, numerach kont czy kopiami bezpieczeństwa. Zapewnia to pełną mobilność i swobodę dostępu. „W przypadku utraty komputera lub dysku przenośnego nie ma obawy o przechowywanie informacji, gdyż dostęp do nich jest możliwy jedynie dzięki znajomości loginu i hasła. Pozwala to na nieprzerwaną pracę i możliwość wysyłania oraz sprawdzania faktur, w każdym miejscu i z każdego urządzenia z podłączeniem do Internetu” – tłumaczy Tiago Almeida, twórca aplikacji do zarządzania fakturami uebbill.

Oprócz swobodnego dostępu do danych, serwery w chmurach zapewniają systematyczne tworzenie kopii zapasowych dokumentów. W większości z aplikacji do fakturowania online występuje także możliwość śledzenia przesłanych plików, ich modyfikacji i możliwości powrotu do wcześniejszej wersji pliku. „Dane przechowywane są na stabilnych serwerach, dużych korporacji, więc osobom nieuprawnionym jest się tam trudniej dostać” – wyjaśnia Tiago Almeida. Innymi zaletami chmury są także niższe koszty usługi niż przechowywanie danych na serwerach wewnętrznych oraz łatwość użytkowania.

Różne rodzaje chmur

Chmura korzysta z mocy obliczeniowej wielu komputerów, połączonych ze sobą za pośrednictwem sieci, głównie Internetu, dzięki czemu praca staje się szybsza i wydajniejsza, a przy tym stwarza wiele innych dodatkowych możliwości, szczególnie dla przedsiębiorców. Jedną z nich jest korzystanie z programów, zawartych w chmurze, bez konieczności instalacji ich na swoim dysku. „Rozwiązania w chmurze podzieloną są na trzy rodzaje. Pierwszym z nich jest IAAS, gdzie użytkownik ma możliwość korzystania z zainstalowanych w chmurze aplikacji, jedynie po wykupieniu sobie przestrzeni na serwerze. Usługa wymaga zainstalowania jeszcze na komputerze oprogramowania, dostarczanego przez usługodawcę. Drugi PaaS – daje możliwość dostępu do aplikacji za darmo, za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Ten rodzaj chmury jest skierowany przede wszystkim do programistów, którzy zajmują się rozwijaniem usług w chmurze. Z kolei trzeci SaaS, jest podobny do wcześniejszego, jednak za pewne usługi należy zapłacić, a wszystko odbywa się przez Internet” – mówi twórca aplikacji uebbill. Czy chmura jest bezpieczna?

Wszelkie zalety i możliwości chmury nie przekonują jednak przedsiębiorców, którzy wciąż obawiają się, że ich dane, poprzez korzystanie z aplikacji w Internecie, mogą trafić w niepowołane ręce. Podobnie jest w przypadku fakturowania online, „Bezpieczne korzystanie z chmury jest możliwe wyłącznie, jeśli możesz zaufać swojemu dostawcy usług, gdyż to na jego serwerze zapisywane i kopiowane są wszelkie wrażliwe dane. Pewną możliwością zabezpieczenia jest także korzystanie z programów antywirusowych” – tłumaczy dyrektor generalny ueb. „Ponadto, serwisy do fakturowania używają szyfrowania https, co uniemożliwia podsłuchiwanie działań w tym serwisie” – dodaje Tiago Almeida.

Najlepsze zabezpieczenie – dobre hasło

Bez względu na to jak silne są zabezpieczenia wewnętrzne serwera, na którym stoi chmura, najsłabszym ogniwem systemu bezpieczeństwa są hasła, wymyślane przez użytkowników, potrzebne do uzyskania dostępu do chmury. Przy ich tworzeniu osoby korzystające kierują się tym, żeby były łatwe, zapadające w pamięć, najczęściej zaś wykorzystują proste słowa, znajdujące się w słownikach. Użytkownicy często popełniają błąd, stosując hasła domyślne oraz używając jednego dyżurnego hasła do każdego rodzaju zabezpieczeń.

„Przy zabezpieczaniu szczególnie wrażliwych danych, do którego może mieć dostęp każdy, jedynie za pośrednictwem Internetu warto tworzyć hasła, wykorzystujące zarówno wielkie i małe litery, ale także cyfry, symbole, znaki specjalne. Ważna jest także odpowiednia długość hasła, najczęściej między 8-20 znaków. Należy jednak pamiętać, że zabezpieczenie danych w 100 % graniczy z niemożliwym, jednak dzięki kilku prostym technikom oraz odpowiedniemu systemowi zabezpieczeń można zminimalizować ryzyko” - tłumaczy Tiago Almeida