Problem limitów wielkości plików skrzynek pocztowych
Archiwizowanie skrzynek pocztowych pełni nie tylko tę oczywistą rolę, ale umożliwia też rozprawienie się z innym problemem: rozmiarem plików z e-mailami. Niemałe grono osób korzystających z Windows XP i zawartego w nim Outlook Expressa boleśnie przekonało się o istnieniu ograniczenia wielkości skrzynki pocztowej: przekroczenie 2 GB owocowało utratą danych. Obecnie to zagadnienie ma mniejszą wagę, ale wciąż trzeba je mieć na względzie.
Microsoft Outlook począwszy od wersji 2010 zapewnia 50 GB miejsca, natomiast dla edycji 2003 i 2007 wartość ta wynosi 20 GB. To na tyle dużo, że raczej żadna nieprzyjemna niespodzianka nam nie grozi. Po pierwsze, aplikacja ostrzega wcześniej o zbliżaniu się do limitu. Po drugie, nawet po jego osiągnięciu nie ma niebezpieczeństwa uszkodzenia pliku. Rozwiązaniem problemu jest archiwizowanie treści i usuwanie ich z podstawowego zasobu.
Kłopot z wielkością skrzynki Thunderbirda jednocześnie dotyczy i nie dotyczy. Domyślnie ustawiony po instalacji format danych plik na folder (mbox) ma ograniczenie rozmiaru do 4 GB i każdy przyzna, że ta wartość nie oszałamia. Mozilla zaleca „sprzątanie” za pomocą funkcji Porządkuj foldery (odpowiednie polecenie jest w sekcji Plik menu głównego), ale pozwala to jedynie na zwolnienie miejsca po usuniętych wiadomościach. Archiwizacja nie jest jednak konieczna, jeśli zmienimy format skrzynki na plik na wiadomość (maildir). W tym celu z menu głównego wybieramy sekcję Opcje, jeszcze raz Opcje i w wyświetlonym oknie przechodzimy na kartę . W polu Ustawienia zaawansowane ustalamy nowy Sposób przechowywania wiadomości.
MailStore Home – pocztowe panaceum
Zaprezentowane w głównym tekście metody zabezpieczania danych mają jedną wadę: nie da się odwołać do pojedynczego elementu zarchiwizowanego zasobu bez importu całości. Jeśli zależy nam na takiej możliwości, to wykorzystajmy w tym celu darmowy program MailStore Home (na płycie DVD). Ta niemiecka aplikacja to uniwersalne narzędzie obsługujące takie klienty poczty jak Outlook, Thunderbird i Windows Live Mail, skrzynki z Office’a 365 czy Exchange Servera. Aplikacja pozwala uzyskać bezpośredni dostęp do plików pocztowych różnych typów: PST, EML, MSG i MBOX.
Utworzone archiwum zabezpieczymy hasłem, a samej aplikacji możemy używać rówież w wersji przenośnej. Co najważniejsze: zarchiwizowane wiadomości bardzo łatwo się przeszukuje. Można bowiem wykorzystać znaki wieloznaczne (* i ?), wykluczyć tekst z wyników (-), określić dokładne brzmienie frazy (za pomocą cudzysłowu) oraz wskazać przeszukiwany obszar (temat, nadawcę, adresata, odbiorcę kopii jawnej i ukrytej, treść, załącznik). Po wyświetleniu wyników wyszukiwania zgodnych ze wzorcem poszczególne listy zobaczymy nie tylko w wewnętrznej przeglądarce programu, ale także otworzymy w programie pocztowym.
