Przechowywanie i katalogowanie
Zarejestrowanie obiektu na nośniku cyfrowym to nie koniec procesu digitalizacji. Plik jest zapisywany w formie cyfrowego negatywu (plik RAW lub TIFF), z którego można następnie konwertować go na dowolny format graficzny, np. JPEG, w celu pokazania obiektu w galerii internetowej. Informacje wytworzone w procesie digitalizacji są cenne, więc trafiają do zabezpieczonej serwerowni, wypełnionej macierzami dyskowymi i serwerami, na których działają aplikacje katalogowe.
Jedno z największych repozytoriów cyfrowych ze zdigitalizowanymi zabytkami jest ukryte w podziemiach siedziby Biblioteki Narodowej w Warszawie. Obecnie jego pojemność to 2 petabajty, na macierzach dyskowych i bibliotece taśm magnetycznych. Jest przygotowane do dalszej rozbudowy w miarę rosnących potrzeb cyfrowej kolekcji, aż do astronomicznej pojemności 50 petabajtów. Repozytorium to nie wszystko. Kopia bezpieczeństwa wszystkich zbiorów znajduje się w innej serwerowni, odległej o kilka kilometrów od głównego budynku, co pozwoli ocalić kolekcję w razie katastrofy czy zamachu terrorystycznego.
Aby ułatwić odnalezienie się w cyfrowych kolekcjach, są one ściśle zintegrowane z elektronicznym katalogiem zbiorów muzeum czy biblioteki. Każdy zdigitalizowany obiekt jest powiązany z rekordem w bazie danych, w której opisana jest oryginalna książka czy zabytek. W przypadku muzeów najczęściej wykorzystywany jest do tego celu System Muzealny Mona, który umożliwia zarówno ewidencję obiektów, jak też zarządzanie ich cyfrowymi kopiami. Dzięki temu plik może być prezentowany w cyfrowym muzeum wraz ze sporządzonym przez kustosza opisem, z którego można poznać szczegóły dotyczące pochodzenia oraz fizycznych cech dzieła sztuki (np. wymiarów, techniki wykonania, stanu zachowania itp.), a także przeczytać o jego walorach artystycznych
Podobne systemy wykorzystują biblioteki. W przypadku Biblioteki Narodowej jest to System Zbiorów Zdigitalizowanych, oprogramowanie stworzone i rozwijane przez tę instytucję.
Udostępnianie zbiorów online
Systemy muzealne i biblioteczne wspierają także udostępnianie zdigitalizowanych obiektów w internecie. Z nich są pobierane informacje oraz pliki prezentowane on-line. Jednak sam system prezentacji, przystosowany do przeglądarki internetowej, jest tworzony osobno. Mogą to być specjalne aplikacje zamówione przez muzeum czy bibliotekę jako część serwisu internetowego tej instytucji. Tak jest np. w przypadku Cyfrowej Biblioteki Narodowej – Polona. Inny przykład to gotowe rozwiązania, takie jak dLibra – aplikacja do budowy bibliotek cyfrowych, opracowana przez poznańskie Centrum Superkomputerowo-Sieciowe, która jest najbardziej rozpowszechnionym w Polsce systemem biblioteki cyfrowej.
Niestety systemy udostępniania kolekcji cyfrowych w Polsce są rozproszone i często niekompatybilne. Każda placówka tworzy własną kolekcję, według samodzielnie zdefiniowanych reguł. Rozproszenie jest mniej kłopotliwe w świecie bibliotek cyfrowych, które udostępniają opisy bibliograficzne dzieł udostępnionych on-line do centralnej wyszukiwarki – Federacji Bibliotek Cyfrowych.
Dzięki temu w jednym miejscu można przeszukiwać całą bazę zdigitalizowanych polskich zbiorów. Niestety w przypadku kolekcji muzealnych brakuje takiego serwisu, i w celu znalezienia interesującego obiektu trzeba korzystać z wyszukiwarki na stronie konkretnego muzeum.
Aby ułatwić odnalezienie się w cyfrowych kolekcjach, są one ściśle zintegrowane z elektronicznym katalogiem zbiorów muzeum czy biblioteki. Każdy zdigitalizowany obiekt jest powiązany z rekordem w bazie danych, w której opisana jest oryginalna książka czy zabytek. W przypadku muzeów najczęściej wykorzystywany jest do tego celu System Muzealny Mona, który umożliwia zarówno ewidencję obiektów, jak też zarządzanie ich cyfrowymi kopiami. Dzięki temu plik może być prezentowany w cyfrowym muzeum wraz ze sporządzonym przez kustosza opisem, z którego można poznać szczegóły dotyczące pochodzenia oraz fizycznych cech dzieła sztuki (np. wymiarów, techniki wykonania, stanu zachowania itp.), a także przeczytać o jego walorach artystycznych
Podobne systemy wykorzystują biblioteki. W przypadku Biblioteki Narodowej jest to System Zbiorów Zdigitalizowanych, oprogramowanie stworzone i rozwijane przez tę instytucję.
